CARA MEMBUAT BANYAK SURAT DI MS WORD

Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar di Microsoft Word

Pendahuluan

Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis dan administrasi. Surat resmi membutuhkan format dan gaya penulisan yang sesuai dalam menciptakan kesan profesional dan terpercaya. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat surat resmi yang baik dan benar menggunakan Microsoft Word.

Langkah-Langkah

1. Pertama, buka program Microsoft Word dan buat dokumen baru.
2. Pilih format kertas yang sesuai dengan kebutuhan surat resmi Anda, biasanya menggunakan format A4.
3. Tentukan margin kertas yang akan Anda gunakan. Biasanya, margin kiri sekitar 2,5 cm dan margin kanan, atas, dan bawah sekitar 2 cm.
4. Atur tata letak halaman menjadi orientasi potret atau landscape sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Selanjutnya, atur header dan footer dokumen. Pada header, biasanya terdapat informasi kontak perusahaan seperti alamat, telepon, dan situs web. Pada footer, Anda dapat menambahkan nomor halaman.
6. Setelah mengatur header dan footer, atur judul surat resmi Anda di bagian atas dokumen. Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca serta ukuran font yang sesuai.
7. Di bawah judul, tuliskan tanggal pembuatan surat dengan format yang benar, misalnya “Surabaya, 10 Agustus 2021”.
8. Setelah itu, tuliskan alamat penerima surat resmi di sebelah kanan bawah tanggal. Tuliskan dengan jelas nama perusahaan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
9. Setelah alamat penerima, tuliskan juga alamat pengirim surat resmi di sebelah kiri bawah tanggal. Tuliskan dengan jelas nama perusahaan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
10. Setelah mengatur informasi dasar surat resmi, mulailah mengatur paragraf pembuka. Paragraf pembuka biasanya berisi salam pembuka dan pengantar singkat tentang tujuan surat.
11. Setelah paragraf pembuka, masukkan isi surat resmi. Pisahkan isi surat menjadi beberapa paragraf agar lebih mudah dibaca dan dipahami. Pastikan setiap paragraf memiliki fokus dan informasi yang relevan.
12. Gunakan gaya penulisan yang formal dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal, seperti slang atau singkatan yang tidak umum.
13. Sertakan juga penutup yang sesuai dengan maksud surat resmi Anda. Penutup biasanya berisi ungkapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan respon segera dari penerima surat.
14. Di akhir surat, tambahkan tanda tangan pengirim surat. Tanda tangan dapat ditambahkan secara langsung jika cetak, atau menggunakan fitur tanda tangan digital jika surat akan dikirim melalui email atau surat elektronik.
15. Setelah menyelesaikan semua bagian surat resmi, pastikan untuk mengedit dan memeriksa kembali kesalahan-kesalahan penulisan, tata bahasa, dan ejaan.
16. Jika surat resmi Anda memiliki lampiran, sertakan lampiran tersebut pada akhir surat. Beri penjelasan singkat tentang isi lampiran dan sebutkan jumlah lampiran yang disertakan.
17. Terakhir, simpan dan cetak surat resmi Anda. Pastikan Anda memiliki salinan yang disimpan dengan baik untuk referensi di masa depan.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, membuat surat resmi yang baik dan benar di Microsoft Word tidaklah sulit. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan, Anda akan dapat membuat surat resmi dengan tata letak yang profesional dan gaya penulisan yang tepat. Penting untuk selalu memeriksa kembali surat resmi Anda sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan yang tidak diinginkan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam membuat surat resmi yang baik dan efektif. Sampai jumpa di artikel menarik lainnya!