CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI MS WORD

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word untuk Pemula

Apa itu Mail Merge?

Mail Merge merupakan salah satu fitur yang sangat berguna dalam aplikasi Microsoft Word. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengirim surat atau dokumen serupa yang ditujukan pada banyak penerima dengan cepat dan efisien.

Bayangkan jika Anda harus menulis ulang surat yang sama satu per satu untuk setiap penerima. Tentu akan memakan waktu dan tenaga yang banyak, bukan? Dengan menggunakan Mail Merge, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dengan melakukan pemrosesan otomatis untuk menyatukan teks yang sama pada setiap salinan dokumen, tetapi dengan data yang berbeda pada setiap salinannya.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan langkah-langkah mudah untuk membuat Mail Merge di Microsoft Word versi 2007, 2010, 2013, dan 2016. Buatlah sesuatu yang menarik dengan menggunakan fitur ini!

Langkah 1: Persiapan Data Penerima

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah melakukan persiapan data penerima yang akan Anda masukkan ke dalam dokumen utama. Data penerima ini biasanya berupa daftar nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang diinginkan.

Anda dapat menyimpan data ini dalam format Excel atau file teks dengan ekstensi .csv (comma-separated values). Pastikan data penerima tersusun dengan rapi dan data pada setiap kolom sesuai dengan konten yang dibutuhkan dalam dokumen utama Anda.

Setelah Anda memiliki data penerima yang siap, simpan file dengan ekstensi .xlsx atau .csv agar mudah diakses saat melakukan langkah selanjutnya.

Langkah 2: Membuat Dokumen Utama

Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama yang akan digunakan sebagai template untuk Mail Merge. Dokumen ini akan menjadi dasar dokumen yang akan berkembang menjadi banyak salinan dengan data yang berbeda pada setiap salinannya.

Anda dapat memulai dengan membuka Microsoft Word dan membuat dokumen baru. Atau, jika Anda memiliki dokumen yang sudah ada, Anda juga dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai dasar.

Setelah dokumen terbuka, buatlah teks yang ingin Anda sertakan dalam dokumen utama. Misalnya, jika Anda ingin mengirim undangan ke penerima, tulislah teks undangan serta tempat dan tanggal acara.

Jangan lupa untuk menentukan di mana data penerima akan dimasukkan. Misalnya, jika Anda ingin menyertakan nama penerima di teks undangan, Anda dapat menulis “Halo [NamaPenerima], kami mengundang Anda untuk hadir dalam acara kami.”

Langkah 3: Menyatukan Data dengan Dokumen Utama

Setelah Anda memiliki data penerima yang siap dan dokumen utama yang telah dibuat, saatnya untuk menyatukan keduanya menggunakan fitur Mail Merge.

Pada menu Mailings di Microsoft Word, pilih opsi “Start Mail Merge” dan klik “Step by Step Mail Merge Wizard”. Wizard ini akan membantu Anda melalui setiap langkah proses Mail Merge dengan mudah.

Pada langkah pertama, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Misalnya, jika Anda ingin membuat surat, pilih opsi “Letters”. Jika Anda ingin membuat undangan, pilih opsi “Email Messages” atau “Labels”, tergantung pada kebutuhan Anda.

Pada langkah berikutnya, pilih dokumen utama yang telah Anda buat sebelumnya dengan mengklik opsi “Use the Current Document”. Kemudian klik “Next” untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.

Pada langkah ini, Anda akan menyatukan data penerima dengan dokumen utama. Pilih opsi “Use an Existing List” dan cari file data penerima yang telah Anda persiapkan sebelumnya dengan mengklik tombol “Browse”.

Pilihlah file dengan ekstensi .xlsx atau .csv dan klik “Open”. Setelah data penerima terbuka dalam buku kerja Excel, pastikan daftar kolom pada data penerima sesuai dengan konten yang dibutuhkan dalam dokumen utama Anda.

Jika ada kolom yang tidak diperlukan, Anda dapat menghapusnya dengan mengklik tanda panah kecil di samping nama kolom dan memilih opsi “Remove this column”. Jika ada kolom yang tidak dikenali, Anda dapat mengklik tanda panah kecil dan memilih opsi “Don’t Import”.

Setelah Anda puas dengan pembuatan dokumen utama dan penyatuan data penerima, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dengan mengklik “Next”.

Langkah 4: Mengatur dan Memformat Data Penerima

Setelah menyatukan data penerima dengan dokumen utama, saatnya untuk mengatur dan memformat data penerima sesuai dengan keinginan Anda.

Pada langkah ini, Anda dapat menambahkan header atau footer ke setiap salinan dokumen dengan memilih opsi “Address Block” atau “Greeting Line”. Anda juga dapat menambahkan elemen-elemen lain, seperti nomor halaman, tanggal, atau informasi kontak lainnya yang Anda inginkan.

Pada langkah berikutnya, Anda dapat memilih format tanggal, waktu, mata uang, serta cara penulisan nama yang diinginkan. Pastikan memilih format yang sesuai dengan preferensi Anda saat melakukan Mail Merge.

Klik “Next” untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya. Pada langkah ini, Anda dapat melihat pratinjau dokumen utama dengan data penerima yang telah disatukan. Pastikan semuanya sesuai dengan harapan Anda.

Jika ada yang perlu diubah, Anda dapat mengklik tombol “Edit Individual Documents” untuk melakukan penyesuaian lebih lanjut pada setiap salinan dokumen. Jika semuanya sudah tepat, klik “Next” untuk melanjutkan ke langkah terakhir.

Pada langkah terakhir, Anda dapat memilih apakah ingin mencetak dokumen langsung atau menyimpannya sebagai file terpisah. Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan klik “Finish” untuk menyelesaikan proses Mail Merge.

Kesimpulan

Itulah langkah-langkah mudah untuk membuat Mail Merge di Microsoft Word. Fitur ini sangat berguna untuk menghemat waktu dan tenaga dalam mengirim surat atau dokumen serupa kepada banyak penerima dengan cepat dan efisien. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat Mail Merge dengan mudah bahkan jika Anda seorang pemula. Jadi, cobalah fitur ini dan rasakan kemudahannya sendiri!

Jumpa lagi di artikel menarik lainnya! Sampai jumpa!