CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD

Cara Membuat Mail Merge (Mailing) Di Microsoft Word 2007, 2010, 2013, dan 2016

Pengantar

Mail Merge adalah salah satu fitur yang sangat berguna dalam pengolahan dokumen di Microsoft Word. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menggabungkan data dari sumber eksternal, seperti spreadsheet atau database, ke dalam dokumen Word yang akan digunakan untuk mengirim surat massal, membuat undangan, atau dokumen serupa lainnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat Mail Merge menggunakan Microsoft Word versi 2007, 2010, 2013, dan 2016.

Langkah 1: Siapkan Data

Langkah pertama dalam membuat Mail Merge adalah menyiapkan data yang akan digunakan. Data ini harus berbentuk tabel dengan setidaknya dua kolom. Kolom pertama berisi nama atau alamat penerima, sementara kolom kedua berisi informasi lain yang akan dimasukkan ke dalam dokumen Word, seperti nomor telepon atau alamat email. Jika Anda belum memiliki data yang sesuai, Anda dapat membuatnya di Excel atau menggunakan data yang sudah ada di dalam Word.

Langkah 2: Buat Dokumen Utama

Setelah data siap, langkah berikutnya adalah membuat dokumen utama di Word. Dokumen ini akan menjadi dasar untuk membuat surat atau dokumen lainnya yang akan dikirim kepada penerima. Untuk membuat dokumen utama, Anda dapat memulainya dari awal atau menggunakan template yang sudah ada di Word.

Langkah 3: Pilih Tipe Dokumen

Setelah dokumen utama dibuat, langkah selanjutnya adalah memilih tipe dokumen yang akan dihasilkan. Word menawarkan beberapa pilihan, seperti surat, amplop, label, atau direktori. Pilih yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah 4: Tambahkan Isi Dokumen

Setelah tipe dokumen dipilih, langkah selanjutnya adalah menambahkan isi dokumen. Anda dapat menggunakan opsi “Address Block” atau “Greeting Line” untuk memasukkan nama penerima secara otomatis ke dalam dokumen. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan informasi lain yang perlu dimasukkan, seperti nomor telepon atau alamat email.

Langkah 5: Sisipkan Data

Setelah dokumen utama dan isinya siap, langkah berikutnya adalah menyisipkan data dari tabel ke dalam dokumen. Untuk melakukan hal ini, pergi ke tab “Mailings” di ribbon, lalu pilih “Insert Merge Field” atau “Sisipkan Bidang Gabungan”. Anda dapat memilih bidang data yang ingin Anda masukkan ke dalam dokumen, seperti nama atau nomor telepon.

Langkah 6: Atur Tampilan Dokumen

Setelah data disisipkan, Anda dapat mengatur tampilan dokumen sesuai keinginan Anda. Anda dapat menggunakan opsi “Preview Results” atau “Pratinjau Hasil” untuk melihat bagaimana dokumen akan terlihat setelah data digabungkan. Anda juga dapat melakukan pengaturan tampilan lainnya, seperti mengubah font atau tata letak.

Kesimpulan

Dengan menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word, Anda dapat dengan mudah membuat surat massal, undangan, atau dokumen serupa lainnya. Prosesnya cukup sederhana dan dapat dilakukan dengan mudah di Word versi 2007, 2010, 2013, dan 2016. Selain itu, Anda juga dapat mengatur tampilan dokumen sesuai keinginan Anda. Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah menggunakan fitur Mail Merge untuk menghemat waktu dan usaha dalam membuat dokumen yang dibutuhkan. Sampai jumpa di artikel menarik lainnya!