CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD 2016

Cara Membuat Mail Merge di Word: Praktis dan Mudah

Pendahuluan

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan Microsoft Word. Aplikasi pengolah kata ini digunakan secara luas oleh berbagai kalangan, baik itu mahasiswa, pekerja kantoran, maupun pengusaha. Salah satu fitur yang cukup populer dalam Microsoft Word adalah mail merge atau penggabungan surat.

Mail merge dapat mempermudah pekerjaan Anda dalam mengirimkan surat kepada banyak penerima dengan konten yang sama, namun data penerima yang berbeda. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan mail merge untuk mengirimkan surat undangan kepada banyak tamu dengan cepat dan efisien.

Persiapan

Sebelum memulai mail merge, Anda perlu mempersiapkan beberapa hal terlebih dahulu. Pertama, Anda tentu saja memerlukan Microsoft Word di perangkat Anda. Pastikan Anda telah menginstalnya atau mendownload versi terbarunya.

Selanjutnya, Anda juga perlu memiliki data penerima yang ingin Anda sertakan dalam surat mail merge. Data ini bisa berupa file Excel, file CSV, atau sumber data lainnya. Pastikan data tersebut lengkap dan terstruktur dengan benar agar tidak terjadi kesalahan dalam proses penggabungan surat.

Langkah-langkah Mail Merge di Word

Setelah semua persiapan selesai, Anda dapat mulai melakukan mail merge di Word. Berikut adalah langkah-langkahnya.

Langkah 1: Buka Dokumen Baru di Word

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuka dokumen baru di Word. Anda dapat memilih dokumen kosong atau menggunakan template yang telah disediakan oleh Microsoft.

Langkah 2: Pilih Jenis Dokumen Mail Merge

Setelah dokumen baru terbuka, langkah selanjutnya adalah memilih jenis dokumen mail merge yang ingin Anda buat. Pilih salah satu opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, misalnya surat, email, label, atau direktori.

Langkah 3: Tambahkan Data Penerima

Sekarang, tambahkan data penerima ke dokumen mail merge Anda. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan opsi “Select Recipients” di tab “Mailings” atau dengan mengimpor file data yang telah Anda siapkan sebelumnya.

Langkah 4: Buat Konten Surat

Setelah data telah ditambahkan, saatnya membuat konten surat. Anda dapat menggunakan tools dan fitur editing di Word untuk mengatur tata letak, mengganti font, menambahkan gambar, dan lain sebagainya.

Langkah 5: Tambahkan Field Mail Merge

Selanjutnya, tambahkan field mail merge ke konten surat Anda. Field ini akan digantikan dengan data penerima saat menggabungkan surat. Anda dapat menambahkan field menggunakan opsi “Insert Merge Field” di tab “Mailings”.

Kesimpulan

Melakukan mail merge di Microsoft Word tidaklah sulit. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat mail merge dengan cepat dan mudah. Fitur ini sangat berguna untuk menghemat waktu dan usaha dalam mengirimkan surat kepada banyak penerima. Selain itu, mail merge juga memberikan tampilan yang lebih profesional dan personal dalam surat yang Anda kirimkan. Jadi, mulailah menggunakan mail merge di Word Anda dan nikmati kemudahan yang ditawarkannya!

Sampai jumpa di artikel menarik lainnya!