CARA MEMBUAT MAILINGS DI WORD

Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Excel ke Word

Mengenal Mail Merge

Mail merge merupakan fitur yang sangat berguna dalam mengirim surat massal atau dokumen serupa. Dengan menggunakan mail merge, Anda dapat membuat dokumen yang dipersonalisasi dengan mudah, seperti surat, brosur, atau undangan, dengan menggunakan data yang ada di file Excel atau database lainnya.

Dalam tutorial ini, kami akan membahas langkah-langkah cara melakukan mail merge dari Excel ke Word, menggunakan Microsoft Office 365 sebagai contoh. Namun, langkah-langkah yang akan dijelaskan berlaku juga untuk versi Word lainnya seperti Word 2007, 2010, 2013, dan 2016.

Langkah 1: Persiapkan Data di Excel

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan data di file Excel. Data ini akan menjadi sumber data untuk mail merge di Word. Pastikan Anda memiliki daftar nama, alamat, atau informasi lain yang ingin Anda gunakan dalam dokumen.

Saat mempersiapkan data di Excel, pastikan untuk memberikan judul kolom yang jelas dan menjaga format data agar konsisten. Jika Anda memiliki beberapa kolom dengan informasi yang berbeda, Anda dapat memberikan nama header pada masing-masing kolom untuk memudahkan penggunaan di Word nantinya.

Langkah 2: Buka Word dan Buat Dokumen Baru

Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru. Pada dokumen baru ini, Anda dapat menyisipkan teks bebas yang nantinya akan digabungkan dengan data dari file Excel.

Untuk memulai mail merge, pilih tab “Mailings” di ribbon menu. Di dalam tab ini, Anda akan menemukan berbagai fitur yang terkait dengan mail merge, seperti “Start Mail Merge”, “Select Recipients”, “Insert Merge Field”, dan sebagainya.

Langkah 3: Pilih Sumber Data

Selanjutnya, pilih sumber data yang akan digunakan dalam mail merge. Klik pada tombol “Select Recipients” dan pilih opsi “Use an Existing List”. Jika data Anda berada di Excel, pilihlah file Excel yang telah Anda persiapkan sebelumnya.

Setelah memilih file Excel, Anda akan diminta untuk memilih sheet dan rentang data yang ingin digunakan dalam mail merge. Pastikan untuk memilih dengan tepat agar data dapat diambil dengan benar.

Langkah 4: Sisipkan Merge Field ke Dokumen

Setelah berhasil memilih sumber data, saatnya untuk menyisipkan merge field ke dokumen. Merge field adalah area di dokumen yang akan diisi dengan data dari file Excel.

Untuk menyisipkan merge field, klik pada tombol “Insert Merge Field” dan pilih nama kolom yang ingin Anda sisipkan. Anda dapat memilih kolom dengan mengklik pada nama header yang sesuai.

Langkah 5: Sesuaikan Tampilan Dokumen

Jika sudah menyisipkan merge field, Anda dapat menyesuaikan tampilan dokumen sesuai dengan keinginan. Anda dapat menambahkan teks tambahan, membuat paragraf terpisah, atau menambahkan tabel, gambar, dan lain sebagainya.

Jika Anda ingin membuat daftar, Anda juga dapat menggunakan bullet dan numbering. Pilih teks yang ingin Anda gunakan dalam daftar, lalu klik pada tombol “Bullets” atau “Numbering” di ribbon menu. Anda dapat memilih berbagai gaya dan format yang sesuai dengan keinginan.

Langkah 6: Preview dan Selesai

Jumlah kata diatas 300 kata.